آشنایی با نکات، قوانین و تعاریف ارسال صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان مالیاتی

در نظام مالیاتی ایران، صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی برای همه کسب‌وکارها و مودیان حقیقی و حقوقی براساس قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان و ماده ۱۶۹ قانون مالیات‌های مستقیم الزامی شده است. اجرای این تکلیف از ترمیم شفافیت اقتصادی، کاهش فرار مالیاتی و تسهیل فرآیندهای گزارش‌دهی مالیاتی حمایت می‌کند.

این راهنما، نکات کلیدی، تعاریف قانونی، الزامات اجرایی و مفاهیم پایه مرتبط با صدور صورتحساب الکترونیکی را به‌زبان ساده توضیح می‌دهد.

بر اساس قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان، همچنین ماده ۱۶۹ قانون مالیات های مستقیم، تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول پرداخت مالیات، موظفند از این به بعد صورتحساب های الکترونیکی خود را برای سامانه مودیان سازمان امور مالیاتی کشور ارسال کنند.

صورتحساب الکترونیکی مالیاتی چیست؟

صورتحساب الکترونیکی مالیاتی نسخه دیجیتالی و استاندارد فاکتور فروش یا صورت‌حساب است که باید در قالب ساختار مورد تأیید سامانه مودیان صادر و به این سامانه ارسال شود. این نوع فاکتور:

• دارای شناسه منحصر به‌فرد مالیاتی است که توسط سامانه تخصیص می‌یابد؛

• در حافظه مالیاتی ثبت و ذخیره می‌شود؛

• امکان استعلام، اصلاح، ابطال و پیگیری قانونی دارد. 

نکته مهم: فایل PDF یا نسخه چاپی به‌تنهایی «صورتحساب الکترونیکی» محسوب نمی‌شود؛ باید در قالب داده ساخت‌یافته و قابل پردازش به سامانه ارسال شود.

تکلیف قانونی مودیان برای صدور صورتحساب الکترونیکی

طبق قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان و ماده ۱۶۹ قانون مالیات‌های مستقیم، کلیه مودیان حقیقی و حقوقی که فاکتور فروش صادر می‌کنند موظف به صدور صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان هستند و این عمل باید به‌موقع انجام گیرد.

مشمولین الزامی ارسال صورتحساب الکترونیکی

• کلیه شرکت‌ها و شخصیت‌های حقوقی بدون توجه به میزان فروش.

• اشخاص حقیقی دارای فروش بالا (براساس معیارهای قانونی فروش سالانه یا فصلی).

• مشاغل خاص بدون حد نصاب فروش مانند پزشکان، وکلا، فروشندگان طلا و غیره.

• مطالعه مشمولین صورتحساب الکترونیکی چه کسب و کارها و اشخاصی هستند؟ 

در صورت عدم ارسال صورتحساب الکترونیکی طبق قانون، جریمه مالیاتی و تبعات قانونی برای مودی تعیین می‌شود. 

تعاریف کلیدی در سامانه مودیان

گواهی مهر دیجیتال (CSR)

گواهی مهر دیجیتال معادل امضای دیجیتال قانونی است که صحت و هویت صادرکننده صورتحساب الکترونیکی را تضمین می‌کند. این گواهی شامل دو کلید است:

• کلید خصوصی: برای امضای صورتحساب دیجیتال.

• کلید عمومی: برای تأیید امضای صادرشده توسط سامانه مودیان.

استفاده از این گواهی یکی از پیش‌نیازهای صدور صورتحساب الکترونیکی است.

دلایل نامعتبر شدن کلید خصوصی در سامانه لیموتکس و راهکارها

شناسه‌ها

شناسه منحصربه‌فرد مالیاتی
شناسه ۲۲ کاراکتری اختصاصی برای هر صورتحساب الکترونیکی است که اصالت آن را تضمین می‌کند.

شناسه یکتای حافظه مالیاتی
کدی ۶ رقمی که برای هر مودی در کارپوشه مودیان فعال می‌شود و شرط صدور صورتحساب است.

شناسه‌های کالا و خدمات نیز برای تعیین نوع فروش یا خدمت درونی صورتحساب به کار می‌روند و باید از فهرست رسمی انتخاب شوند.

برای دریافت رایگان کلید خصوصی و عمومی سامانه مودیان کلیک کنید

تفاوت شناسه یکتای حافظه مالیاتی با شناسه منحصربه‌ فرد مالیاتی به شرح زیر است:

• شناسه منحصربه‌فرد مالیاتی: شناسه منحصربه‌فرد مالیاتی دارای ۲۲ کاراکتر است. این شناسه به‌صورت یکتا و انحصاری برای هر صورت‌حساب یا پرونده مالیاتی به وجود می‌آید.
• شناسه یکتای حافظه مالیاتی: شناسه یکتای حافظه مالیاتی یک کد ۶ رقمی و منحصربه‌فرد است.

دلیل اهمیت شناسه یکتا حافظه مالیاتی

هر فرد یا شرکت که مالیات می‌پردازد، باید این شناسه را بگیرد. با این شناسه می‌توانید:

صورت حساب‌های الکترونیکی کسب و کارتان را ثبت کنید. برای هر خرید و فروش، یک صورت حساب ایجاد و از طریق شناسه آن را پیگیری می‌کنید.

می‌توانید اطلاعات مالیاتی خود را با سازمان امور مالیاتی و سامانه مودیان رد و بدل کنید.

این شناسه، مودیان حقیقی و حقوقی را شناسایی می‌کند.

امکان پرداخت مالیات، ارسال صورت‌حساب، اصلاح یا ابطال صورت‌حساب و بررسی میزان مالیات با این شناسه فراهم است.

سازمان امور مالیاتی با استفاده از این شناسه، تراکنش‌های مالیاتی شما را بررسی می‌کند و نظارت بهتری بر درآمدها، معافیت‌ها و مالیات‌های پرداختی شما دارد.

اطلاعات مالیاتی هر شرکت یا فروشگاه به دقت در سامانه ثبت و قابل پیگیری است.

وجود شناسه یکتا به کاهش تخلفات مالی شرکت‌ها و افراد کمک می‌کند.

سرعت و دقت انتقال اطلاعات بین سامانه مودیان و سازمان امور مالیاتی افزایش می‌یابد.

صورتحساب های الکترونیکی نوع اول

صورتحساب های الکترونیکی نوع اول خود دارای الگوهای مختلفی است که بسته به صنف و فعالیت متفاوت هستند.

الگوهای صورتحساب نوع اول:

• الگوی صورتحساب فروش ارز که مختص صرافی‌ها است.

• الگوی صورتحساب طلا، جواهر و پلاتین که مختص فروشندگان طلا است.

• الگوی صورتحساب قرارداد پیمانکاری مشاهده آموزش

• الگوی صورتحساب قبوض خدماتی

• الگوی صورتحساب بلیط هواپیما مشاهده آموزش

• الگوی صورتحساب صادرات مشاهده آموزش

• الگوی صورتحساب بارنامه مشاهده آموزش

• الگوی صورتحساب بورس مشاهده آموزش

صورتحساب الکترونیکی نوع دوم

امکان صدور این نوع صورتحساب الکترونیکی فقط در صورتی که معامله بصورت نقدی انجام شده باشد امکان‌ پذیر است. در این نوع صورتحساب خریدار مصرف کننده نهایی میباشد و ثبت مشخصات خریدار اعم از نام، کد ملی و یا کد اقتصادی الزامی ندارد و طبعا اعتبار مالیاتی ارزش افزوده برای خریدار محاسبه نمی‌شود.

صورتحساب الکترونیکی نوع سوم

این نوع از صورتحساب الکترونیکی، همان رسید پرداخت وجه صادره از دستگاه کارتخوان بانکی یا درگاه الکترونیکی پرداخت که حسب مقررات اعلامی سازمان امور مالیاتی کشور به عنوان پایانه فروشگاهی فروشنده(مودی) پذیرفته می شوند،می باشد. در این نوع از صورتحساب های الکترونیکی صرفا مبلغ پرداختی و مشخصات پذیرنده (شماره سوئیچ، شماره پذیرنده، شماره پایانه) ، شماره پیگیری، تاریخ و زمان پرداخت و حداقل مشخصات فروشنده وجود داشته و از بابت آن اعتبار مالیاتی برای خریدار قابل احتساب نمی باشد.

صورتحساب غیر الکترونیکی

این نوع صورتحساب برای اشخاصی است که حسب مقررات و مهلت های قانونی مربوط امکان صدور صورتحساب غیر الکترونیکی را دارند، موضوعیت داشته و اقلام آن شامل کلیه اقلام صورتحساب الکترونیکی است به استثنای اقلام اطلاعاتی که از طریق سامانه مودیان نظیر: شماره منحصر به فرد مالیاتی به صورتحساب اضافه می شود.

شناسه عمومی کالا در صورتحساب الکترونیکی سامانه مودیان چیست؟

سازمان امور مالیاتی به منظور آسان تر شدن ارسال صورتحساب الکترونیکی برای مودیان، این امکان را فراهم کرده است که در صورتی که مودیان شناسه اختصاصی کالا دریافت نکرده اند، بتوانند از طریق لیست شناسه های عمومی که از پیش توسط سازمان مالیات آماده شده، شناسه مرتبط با فعالیت خود را انتخاب کنند. لیست شناسه های عمومی در بخش ارسال فایل و شناسه کالا سازمان مالیاتی به نشانی stuffid.tax.gov قابل مشاهده و انتخاب است.

تعریف شناسه اختصاصی کالا در صورتحساب الکترونیکی سامانه مودیان

شناسه اختصاصی کالا پیش از این نیز مطابق با قانون مبارزه با قاچاق ارز و کالا در سامانه های اطلاعاتی به عنوان یک زبان مشترک اطلاعاتی مورد استفاده قرار میگرفت و ممکن است بسیاری از فعالین اقتصادی از پیش نسبت به دریافت آن اقدام کرده باشند. اما در حال حاضر دریافت شناسه اختصاصی کالا برای تمام مودیان مالیاتی ضروری است. نکته مهمی که خوب است بدانید این است که فعالین اختصاصی که قبلا این شناسه را دریافت کرده اند میتوانند از همان شناسه اختصاصی استفاده کنند و نیازی به دریافت مجدد شناسه ندارند.

چه کسانی باید شناسه اختصاصی کالا سامانه مودیان را دریافت کنند؟

فعالین اقتصادی که از نظر سازمان مالیاتی واجد شرایط به عنوان تولید کننده یا وارد کننده هستند یا به هر نوعی فروشنده ی کالا یا خدمت محسوب میشوند لازم است که از طریق سامانه www.ntsw.ir اقدام به پر کردن اطلاعات لازم و دریافت شناسه اختصاصی کنند که در ادامه به صورت کامل و مجزا به نحوه دریافت شناسه اختصاصی کالا برای تولید کنندگان و هم برای وارد کنندگان خواهیم پرداخت. لازم به ذکر است که در صورتی که فعالین اختصاصی واجد صلاحیت به عنوان تولید کننده یا وارد کننده نباشند باید به نفر قبلی زنجیره اقتصادی که از او کالا یا خدمات را دریافت کرده اند مراجعه کنند و شناسه اختصاصی کالا را دریافت کنند.

نحوه ارسال صورتحساب الکترونیکی

روش مستقیم

مودیان می‌توانند از سامانه‌های حسابداری که قابلیت اتصال مستقیم به سامانه مودیان دارند برای صدور و ارسال استفاده کنند.

روش واسط

مودیان می‌توانند از طریق شرکت‌های معتمد واسط یا سامانه‌های مستقل مانند لیموتکس صورتحساب‌ها را ارسال کنند. ﹡در این حالت قرارداد همکاری با شرکت واسط ضروری است.

بدون نرم‌افزار

با استفاده از شرکت‌های معتمد، مودیان حتی بدون نصب نرم‌افزار حسابداری نیز می‌توانند صورتحساب الکترونیکی ارسال کنند.

پیش نیار های ارسال فاکتور به سامانه مودیان مالیاتی

صدور و ارسال رایگان صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان مالیاتی پیش نیازهایی دارد که مودی باید انجام دهد. این اقدامات به شرح زیر است:

اول اینکه شناسه یکتای مالیاتی دریافت کنید. 

مشاهده مقاله مراحل ثبت نام و ورود به سامانه مودیان مالیاتی - پیش نیاز صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی

دوم اینکه شناسه یکتای کالاهای خود را بگیرید در صورتی که کالا یا خدمات شما شناسه اختصاصی ثبت شده ندارد میباست از شناسه عمومی آن خدمت یا کالا استفاده نمایید. 

راهنمای کامل و آموزش رایگان دریافت شناسه کالا و خدمت

سوم اینکه امضای الکترونیک یا همان کد CSR  و کلید های عمومی و خصوصی خود را دریافت کنید. 

چهارم اینکه در کارپوشه خود وارد شوید.

 مراحل ثبت نام و ورود به سامانه مودیان مالیاتی - پیش نیاز صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی

پنجم اینکه از یک سامانه صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی مانند لیموتکس برای صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی بدون استفاده نمایید.

نکات مهم برای جلوگیری از خطا

• ثبت اطلاعات کامل و صحیح خریدار و فروشنده. 

• استفاده از شناسه‌های استاندارد کالا/خدمت.

• تطبیق مبلغ، مالیات، و شناسه‌ها با قوانین جاری. 

• ارسال در مهلت قانونی (معمولاً حداکثر چند روز پس از فروش).

جمع‌بندی

ارسال صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان مالیاتی دیگر یک انتخاب نیست، بلکه یک الزام قانونی برای اشخاص حقیقی و حقوقی است. این فرآیند شامل شناسه‌های استاندارد، امضای دیجیتال، صدور الگوهای مختلف فاکتور و ارسال به سامانه ملی می‌شود و با رعایت دقیق موارد فوق می‌توانید از بروز خطا، رد صورتحساب و جرایم احتمالی جلوگیری کنید.

برای تسهیل کامل این فرآیند، نرم‌افزارهایی مانند لیموتکس امکانات متنوعی از صدور تا ارسال و پیگیری را به‌صورت یکپارچه ارائه می‌دهند.

 آیا ثبت و ارسال صورتحساب در سامانه مودیان باید هزینه دارد؟

سامانه صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی لیمو با شارژ رایگان و کمترین هزینه میان سامانه های ارسال فاکتور به سامانه مودیان همراه شماست.